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Quatro pessoas ao redor de uma mesa, em reunião. Sobre a mesa há papéis, computador, celulares. A imagem tem a perspectiva de cima, assim, vemos suas cabeças e braços e mãos.

5 dicas excelentes para otimizar sua reunião

Nós lhe mostraremos como utilizar o tempo de forma assertiva e transformar sua cultura organizacional!


Você já parou para pensar o quanto de reuniões participamos que não decidimos nada? Isso ocorre pela ausência de uma cultura organizacional. Sendo a reunião parte fundamental do processo organizativo da empresa, onde se planeja, elabora e define os próximos passos para o êxito no mundo dos negócios. Pensando nisso, apresentamos 5 excelentes dicas para otimizar sua reunião. Confira!

 

1 – Defina a pauta

Definir a pauta é primordial para começar. É necessário saber o porquê e para quê se reunir, estabelecendo os pontos de discussão e encaminhamentos. Para isso, é importante possuir conhecimento prévio do tema, definindo responsáveis para elaborar e iniciar os pontos de pauta.

Então, pense:

  • Qual tema é prioridade para discutir?
  • O que preciso saber sobre este tema?
  • Como posso abordar este tema com a equipe?
  • Quais pessoas são essenciais para esta pauta?
Reunião empresarial
2 – Otimize o tempo

Tempo é dinheiro! Não podemos mais perder tempo, por isso definir a duração de uma reunião é essencial. Em cada tema, gerencie um tempo para a discussão e finalização de cada ponto. Um método consistente é propor um tempo de fala para cada participante. Dessa forma, garantirá uma reunião mais participativa e produtiva.

3 – Seja objetivo

A reunião é o espaço para apresentar o tema da forma mais clara possível. Portanto, seja objetivo nos temas abordados, apresente seu ponto de vista de forma clara e compreensível. Se for preciso, dê exemplos.

A objetividade é um fator potencial para a comunicação da equipe e desenvolvimento do trabalho. É importante esclarecer as pautas, envolvendo a equipe e elencando as tarefas de acordo com as limitações e responsabilidades de cada um.

4 – Pratique a empatia

Ouvir é um ótimo exercício. Compreenda as necessidades da equipe e ouça as propostas de melhoria, exercitando a empatia. A equipe é composta de pessoas com suas trajetórias, e o exercício de colocar-se no lugar do outro, ou seja, praticar a empatia, auxilia no gerenciamento da equipe.

Sendo assim, promova espaços de escutas sobre os feedbacks das responsabilidades de cada membro da equipe, isso contribui para a melhoria das relações interpessoais dentro do ambiente empresarial e garante funcionários mais comprometidos com o desenvolvimento do trabalho.

5 – Encaminhe as propostas

Terminou a reunião, e agora? É preciso encaminhar as tarefas definidas e seus responsáveis, definindo prazos e datas. Recapitule o que foi discutido, organize a pauta e encaminhe as ações. Assim, sua reunião será rápida e produtiva.

Reunião virtual

PRONTO PARA OTIMIZAR SUA REUNIÃO?

A organização e o planejamento são peças fundamentais para construir os pilares da sua empresa e garantir um crescimento de sucesso. Coloque em prática nossas dicas e otimize seu tempo, com reuniões mais produtivas, participativas e eficientes.

E se gostou do nosso artigo, continue nos acompanhando por aqui. Estamos sempre trazendo conteúdos interessantes!

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